文章力は社会人が仕事を円滑に進めるために必要なスキル
社会人にとって文章力は、仕事を円滑に進めるために必要なスキルです。ビジネスシーンではメールや企画書・報告書など、文章を書く機会が多くあるからです。文章力を身につければ、伝えたいことを簡潔に短時間でまとめることが可能となります。文章をまとめることに使う労力と時間を減らせれば、その分スムーズに仕事を進められるでしょう。
文章力が足りないと考える方の多くが、「相手の意図を読み解くこと」と「自分の考えをまとめること」の2つが不足しています。そして、この2つの力はトレーニングで高めることが可能です。
文章力を高めることができれば、仕事が捗り、同時にコミュニケーション能力や職務の遂行力への評価も期待できるでしょう。
文章力がないと「コミュニケーションコスト」が発生する
文章力がないと意思疎通がうまくいかず、伝える内容に認識のズレや理解の不足が生じる可能性があります。その結果、本来なら省けるはずの無駄なやり取りが発生することにもつながるでしょう。この無駄なやり取りを「コミュニケーションコスト」と言います。
例えば、曖昧な説明でミスが生じれば、修正のための時間が必要です。わかりづらい報告書を読むのに時間がかかれば、その分の時間も無駄なコストとなるでしょう。正確でわかりやすい文章を書く力を身につけることで、無駄な時間と労力を減らせます。
文章力を高めてコミュニケーションコストを減らすことは、ビジネスをする上で大きなメリットとなるのです。
【上手な文章を書きたい大人向け】毎日の文章力トレーニング
文章力を高めるのに必要なことは次の3点です。
- 読解力：相手の意図を読み取る力
- 語彙力：正しい言葉で表現する力
- 表現力：伝わりやすい言葉で伝える力
この3点は、毎日のトレーニングによって高めることが可能です。ここからは、それぞれにおすすめのトレーニング方法について解説します。
【読解力】本や新聞など他人の文章を読む
読解力を鍛えるためには、他人の書いた文章を読むことが一番のトレーニングです。社会人ならば本や新聞を読め、とはよく言われることですが、本や新聞でなくても問題ありません。雑誌・コラム・メールなど、とにかく他人の書いた文章を読みましょう。
読むときに重要なのは、何が書いてあるのか、論点は何かなどを考えながら読むことです。考えながら文章を読むと、要点や論点を整理して捉える癖が身につきます。その結果、相手の意図や論点を読み解く力、つまり読解力が身につくのです。
また、他人の文章を多く読むことで、自分では使わなかった表現や言葉などが身につくというメリットもあります。
【語彙力】わからない言葉は調べる
文章を読んでいてわからない言葉があれば、すぐに辞書で意味を調べる習慣をつけることで「語彙力」が身につきます。わからない言葉だけでなく、文章を読んでいて少しでも引っかかる言葉があったら調べることを習慣にしましょう。わかっているつもりでも違う意味で覚えていた、というような言葉もあるかもしれません。
言葉の意味を正しく理解できないと、書いた人の意図や文章の本質が掴めません。言葉の意味を知ることで、より深く内容を理解できるようになるでしょう。また、新しい言葉を覚えることで語彙力を高めるだけでなく、表現の幅も広げることが可能です。
【表現力】文章を書く練習をする
最終的には、自分で実際に文章を書く練習をすることが文章力を高める一番のトレーニングです。まずはメモ程度の短い文章でも良いので、自分の言葉で文章を書いてみましょう。
自分の考えを短い文章でまとめるのは想像以上に大変です。読む人に伝わる表現を試行錯誤する必要があるからです。
考えたことを手帳に書いたり、SNSに思いついたことを投稿したりするのも良い練習になるでしょう。その他、読んだ本やニュースなどを要約するのも効果的です。繰り返しながら、徐々に長い文章を書く練習をするのが良いでしょう。
文章がうまい人が押さえている5つのポイント
文章の書き方にはポイントがあります。わかりやすく伝わる文章を書く人は、そのポイントを押さえています。
- 読む人の意図を汲み取る
- 構成を作る
- 1つの文章に1つの内容だけを書く
- 簡単な表現にする
- 書いた後に読み直す
書くときに上記5つの点に注意すれば、誰でも伝わりやすい文章を書くことが可能です。
読む人の意図を汲み取る
文章で何かを伝える際に重要なことは、読む人が何を求めているのかを知ることです。例えば、メールの返事を書く場合であれば、まずはもらったメールをしっかりと読み直しましょう。
何を質問しているのか、その回答の先に何が起きるのか、指示内容は何か、など相手の意図を正確に汲み取ることが大事です。また、企画書や報告書を書く場合でも、それを読む人が何を求めているかを考える必要があります。
読む人が求めていることを過不足なく正確に汲み取ることが、上手な文章を書く第一歩と言えます。
構成を作る
文章を書く場合には、いきなり書き出すのではなく、まず文章の構成を作りましょう。構成とは文章の設計図です。文章の構成にはいくつかの型があるので、その型を使えば文章はわかりやすくまとまります。ビジネスシーンにおける文章には、明確でわかりやすいことが何よりも求められます。
より明確に伝えるために、結論から先に書くのが一般的です。結論から書く文章の構成は、報告書やプレゼンテーションなどでも多く使われます。その際に主に用いられる構成の型が、PREP法やSDS法と呼ばれるものです。PREP法では次のような流れで文章を書きます。
- P（Point）：結論・主張
- R（Reason）：結論の理由
- E（Example）：理由の根拠・具体例
- P（Point）：結論・主張
SDS法は次のような流れで文章を書きます。
- S（Summary）：要点・結論
- D（Details）：詳細
- S（Summary）：要点・結論
いずれの場合も、結論を先に書くことでその後の説明をスムーズに行えるでしょう。
1つの文章に1つの内容だけを書く
わかりやすい文章を書くためには、1つの文章に1つの内容だけを書くことを意識する必要があります。これを「一文一義」と言います。1つの文章にいくつもの内容を盛り込むと、一文が長く読みづらくなります。
人は文章を読むときに、句点（。）で文章を区切り、内容を理解すると言われています。読点（、）で区切られた長い文章は情報量が多くなるため、読む人が理解しづらくなるのです。また、主語と述語の関係がねじれやすくなります。その結果、意味はわかるものの日本語として正しくないため、読む人がストレスを感じる文章になってしまいます。
もちろんすべての文章を「一文一義」で書かなければならないということではありません。読みやすくわかりやすい文章にするために「一文一義」が、重要なポイントになることを意識しましょう。
簡単な表現にする
ビジネスの世界では次々と新しい言葉が作られたり、カナ英語が使われたりすることもあるでしょう。ですが、わかりやすい文章を書く場合には、できるだけ誰にでもわかる言葉を使うことが重要です。
新しい言葉や専門用語を使う場合には説明を加えたり、他の言葉で言い換えたりして、誰が読んでもわかる文章になるよう配慮しましょう。難しい漢字はひらがなにしたり、フリガナをふることも必要です。
書いた後に読み直す
文章を書き終えたら、何度か読み直してチェックすることも重要なポイントです。
メールの返信や報告書などの場合は、読む人の求めている回答や報告が盛り込まれているかをチェックしましょう。その上で、意味が通っているか、誤字脱字がないか、一文一義になっているかなどを確認して、間違いやわかりにくい部分は推敲して直します。
自分一人で見つけづらい場合は、文章の校正や誤字脱字チェックをしてくれるツールを利用するのも良いでしょう。また、周りの人に読んでもらい、アドバイスを求めるのも有効です。
まとめ
社会人にとって文章力は欠かせないスキルの1つであり、高めていく努力が必要です。
文章力があれば、正確でわかりやすい伝達ができ、それによって無駄なコミュニケーションコストを大幅に削減できるからです。日ごろから文章を読むことで要点や意図を読み取る力を鍛えましょう。また、新しい言葉は調べる癖をつけ、自分でも書く練習を欠かさないことが重要になります。
文章を書くときには、読む人を意識してわかりやすくまとめる工夫をしましょう。書いた後には必ず見直して、過不足や間違いを修正することも大事です。メールでもプレゼンテーションでも必要となるのが「文章力」です。社会人に必要不可欠な文章力を、毎日のトレーニングで高めていきましょう。
この記事を書いたライター
Mojiギルド編集部
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