文書作成ツール
記事を作成するツールはいくつかありますが、私が使っているツールは主に「Microsoft Word」と「Googleドキュメント」です。
Microsoft Wordは以前から使用していたため馴染みがありましたが、使い方を詳しく学んだわけではありません。今でもわからないところはネットで調べながら使っています。まだまだ私の知らない機能はたくさんあるでしょう。
Googleドキュメントは初めて聞くツールでした。現在はこちらを使用してライティングをする機会が多く、この原稿も「Googleドキュメント」で執筆しています。
Googleドキュメントとは？
クライアントの依頼文に「お仕事の記事はWordかGoogleドキュメントでお願いします」この文章を見た時に私が思ったことは、「Word」は知っているけど「Googleドキュメント」とは？でした。これを聞いて驚かれる方が多いのではないでしょうか？「そんなことも知らないでライターになったんだ」と。
そうなんです。それでもライターになれるのです。
まずネットで「Googleドキュメント」について調べてみました。わかったことは以下の通りです。
- オンラインで文書の作成ができる
- 複数名でファイルの共有ができる
- オフラインで使用できる
- 無料で使える
上記を理解し、「Googleドキュメント」を使って記事の作成を開始しました。しかし、作成を進めるといくかの疑問が出てきました。
一つ目の疑問
文書の作成に関しては、基本的に他の文書作成ツールと変わりありません。「Word」を使っていたので戸惑うこともなく入力できます。記事作成後に見出しの設定などに注意し、仕上げていきます。ここでまず一つ目の疑問が出てきました。
「ファイルの保存方法は？」
どこを調べてもファイルの保存が見当たりません。「どこに保存するのだろう？」と不思議に思い調べてみると、オンライン上に残るのでファイルの保存は必要ないと記載がありました。
ファイルは保存して当たり前と思っていた私にとって、これは衝撃的でした。調べてみるとGoogleドライブに自動保存されることがわかり、ホッとしたことを覚えています。
二つ目の疑問
では「どのようにして提出するの？」二つ目の疑問は作成した記事の提出方法でした。
「Word」でのファイルのやりとりは、ファイルをメールに添付しパスワードを別送付する方法であったため、「Googleドキュメント」での原稿提出は連絡に使用しているツールへ文書を添付する方法だと思っていました。
ここで、記事の依頼文に「権限付与をお願いします」と記載されていたことを思い出します。わかりやすく画像付きでやり方を教えていただいていましたが「権限付与って何？」と思っていたことも事実です。
説明画像を確認し「共有」という項目を利用すれば良いのだとわかり、指示をいただいた通りにファイルの共有をし、記事を提出。初めての「Googleドキュメント」での仕事は無事終了しました。
しかし実はここで失敗をしていたのです。「一般的なアクセス」を「リンクを知っている全員」に変更する必要がありました。ここを変更しないと、編集部の方は記事の修正ができません。ご迷惑をおかけしてしまいました。
「コメント」とは？
「Googleドキュメント」でいくつか記事を作成し徐々に慣れてきた頃、新たな使い方を目にします。
それは「コメント」です。
フィードバックをいただいた時にこの機能が使われていました。そしてまた思いました、「これは何？」と。
コメントを利用することで、記載してある文章の内容について説明を加えたり、疑問に思っていることを連絡できます。とても便利な機能があるのだと驚き、自分は全く「Googleドキュメント」が使えていないと再認識しました。
原稿にコメントを入れることで、文章の疑問点や修正場所などを他のツールを使用せずとも伝えられます。実はまだ使いこなせておらず、おそるおそる使っています。コメントを一度「完了」させたら使えないのかと思っていましたが、「再開」を使用すればコメントが復活することもわかりました。このように日々新しいことに触れています。
「こんなに何も知らないでライターをしているんだ」と、多くの方が再度驚かれたことでしょう。
気になっている機能
今気になっているのは、「提案モード」です。これは私が主に使うのではなく、文章の変更時にディレクターさんや編集部の方が使われています。この提案モードの使い方を今回調べてマスターしました。次回以降、自分が書いた文章を直したい時（もちろんあまり修正がない文章を書きたいと思います）に使いたいと思っています。
今この時点で私が知らないことを知っている人は多いでしょう。これだけ何もわからない駆け出しライターでも、なんとかここまでやってきました。
全く知識がなくてもやればどうにかなるという精神で、今後も記事を書いていきます。
この記事を書いたライター
Ryomahan
薬剤師資格を持つライター。医療業界における薬剤師のあり方に疑問を抱き早期退職。趣味のウクレレ・サックスを演奏したり、英会話を習ったりして気楽に過ごしていたが、薬剤師としての経験を文章で役に立てることはできないかと思いライターに...