クライアントとの打ち合わせってあるの？
Webライターは、クライアントによってはオンラインまたは対面で打ち合わせを実施するケースもあります。クライアントとの打ち合わせは、契約やプロジェクトが開始される前に実施される場合が多いです。
昨今は、オンラインでの打ち合わせが主流です。私はオンライン打ち合わせしか経験していませんが、対面で打ち合わせするケースもあるようです。対面を希望されたけど難しい場合は、その旨を伝えてオンラインにしてもらいましょう。
クライアントとの打ち合わせは、テキストだけでは伝わらない内容が伝えやすかったり、相手の顔や雰囲気がわかり、信頼関係が築きやすくなるというメリットがあります。
クライアントとの打ち合わせまでに行うこと
クライアントとの打ち合わせが決定したら、以下3点を準備しておきましょう。
- クライアントの情報収集
- 質問事項をまとめておく
- オンラインの場合、カメラや音声など環境設定
準備が不十分だと、打ち合わせしても必要な情報が得られない可能性があります。有意義な打ち合わせになるよう、しっかり準備しておきましょう。
クライアントの情報収集
打ち合わせ前までに、クライアントの情報収集するのは重要です。
企業のホームページから、どんな分野の企業なのかリサーチしておきましょう。すでにメディアを持っている場合は、どのような記事が掲載されているか確認しましょう。記事を確認しておくと、トンマナや表現方法などが把握できます。
また、事前に資料をもらっていたら必ず確認しましょう。打ち合わせでは資料をもとに話が進んでいくため、内容を理解していないと話についていけなくなる可能性があります。
質問事項をまとめておく
情報収集をして、疑問点や気になる点があった場合はまとめておきましょう。
打ち合わせ当日は、クライアントからさまざまな説明を受けて事前に感じていた疑問を忘れてしまうかもしれません。打ち合わせ時に疑問を解決できないと、後から文面でやり取りをすることになり手間がかかります。
自分もクライアントも時間に限りがある中で、何度もメールやチャットでやり取りするのはもったいないでしょう。できるだけ打ち合わせ中に解決できるよう、質問事項はまとめてから臨むようにしましょう。
【オンラインの場合】カメラや音声など環境を整えておく
オンラインで打ち合わせを行う場合、ZoomやGoogle Meetなどを使用して実施します。打ち合わせ当日に使用方法がわからず、遅刻や操作ができないといった状態にならないよう環境を整えておきましょう。
パソコンによっては、カメラ機能がないパソコンもあります。その場合は、備え付けカメラを購入して、問題なく写るか確認しておきましょう。合わせて、音声やチャット、画面共有方法なども確認しておくといいでしょう。
クライアントとの打ち合わせで気をつけること
クライアントとの打ち合わせでは、下記6点に気をつけましょう。
- 挨拶を忘れない
- 身だしなみを整える
- 相づちなど反応をする
- 理解できなかった点は自分の解釈を伝えて「こういうことですか？」と聞き返す
- 結論から話す
- 最終的に何を求めているのか聞く
挨拶を忘れない
オンライン、対面に限らず、打ち合わせ時は挨拶を忘れないようにしましょう。
挨拶ができていないと、悪い印象を持たれてしまうかもしれません。クライアントとの打ち合わせは、実績だけでなく人柄も見られている可能性があります。信頼関係を築くためにも、挨拶は忘れないようにしましょう。
当たり前のことだと思うかもしれませんが、重要なので意識しましょう。
身だしなみを整える
クライアントとの打ち合わせ時は、身だしなみを整えるようにしましょう。
人を見た目で判断するのは良くありませんが、第一印象は3秒で決まり、その印象が強く残ります。そのため、第一印象が悪いとその印象がクライアントに残ってしまう恐れがあります。
クライアントに良い印象を持ってもらうために、最低限身だしなみは整えるようにしましょう。
相づちなど反応をする
クライアントの説明に対して、相づちなどの反応をするようにしましょう。
特にオンラインの場合、表情や反応を読み取りにくいため、反応がないと「話を聞いているのかな？」「理解できているのかな？」とクライアントに不安を抱かれてしまいます。
そうならないために、相づちなどの反応をして「聞いています」とアピールしましょう。
理解できなかった点は自分の解釈を伝えて「こういうことですか？」と聞き返す
クライアントから説明を受けて理解できなかったり、話が長くてなにが言いたいのかわからなかったりしたときは、自分の解釈を伝えて「こういうことですか？」と聞き返すようにしましょう。
理解できない点を放置しておくと、後で文面でやり取りすることとなり手間がかかります。しかし、「もう1度説明してください」と言うと、「聞いていなかったのかな」という印象を与えかねません。
自分の解釈を加えて聞き返すと、違う部分だけを説明し直してくれるので、自分の理解度アップにもつながります。
結論から話す
文章を書くときと共通して、打ち合わせのときも結論から伝えるようにしましょう。
結論から話さないと、クライアントからなにを求められているのかわかりません。クライアントに伝わらないと、自分の求めている回答が返ってこない可能性があります。
また、打ち合わせ時間は限られています。限られた時間の中で、必要な情報を収集できるよう、結論ファーストで端的に話すようにしましょう。
最終的に何を求めているのか聞く
クライアントが最終的に何を求めているのか確認することも重要です。
クライアントは、「この分野の記事を書いてほしい」という依頼しかしてこないケースも少なくありません。しかし、なぜ記事を執筆するのか、記事を執筆して得たいものは何なのかも確認したほうがいいでしょう。
ただ記事を執筆しただけでは、クライアントが求めている記事にならずに修正多めで返却されかねません。クライアントが求めているものを実現できるような記事を執筆するために、事前に確認しておきましょう。
準備や気をつけることを把握してクライアントとの打ち合わせを成功させよう
Webライターは、クライアントとオンラインまたは対面で打ち合わせを実施する場合があります。
クライアントとの打ち合わせは、信頼関係を築いたり業務内容を理解したりするために重要です。クライアントとの打ち合わせが有効な時間となるよう、打ち合わせ前の準備や気をつけるべきことを把握しておきましょう。
この記事を書いたライター
花菜子
マンガ、アニメ、バイク、キャンプ…趣味拡大中のWebライター。「自宅で仕事がしたい！」という思いでWebライターを始め、今では幅広いジャンルの記事を執筆しています。読者目線でわかりやすい記事が書けるよう奮闘中です！
