データを管理する重要性
ライターとして仕事をするうえで、執筆した原稿データの管理は非常に大切です。期限に間に合うように原稿を書き上げても、ファイルが見つからなければ納品できません。クライアントに提出した原稿が最新のものでなかったら？信用は失われてしまいますよね。
ごちゃごちゃとしたデータの中から関連ファイルを探さなければならないのは、ストレスでしかありません。きちんとデータを整理・管理していれば、効率的に作業を進められるだけでなく、トラブルも最小限に抑えられます。
また、請求漏れを防ぐためにもデータの管理は重要です。複数のクライアントに請求書を発行する際、きちんと管理できていれば一目で納品実績を確認できます。
このように、クライアントの信用を得てクオリティの高い仕事をするためにも、原稿のデータ管理は非常に重要といえるでしょう。
ファイルの管理方法
案件が増えて執筆すればするほど、ファイルの数は膨れ上がっていきます。増え続ける原稿のデータを管理するには、フォルダをわかりやすく整理して作っておくのが大切。ここでは、私のデータ管理の方法を紹介しますね。
原稿はクライアント別にフォルダへ
1つの方法として、クライアント別にフォルダを作成するのが分かりやすくおすすめです。例えば「クライアントA」「クライアントB」というように、クライアント名でフォルダを作成します。
フォルダの中に、それぞれの案件ごとにサブフォルダを作っていきます。このように、クライアント別に分けて階層化しておけば、原稿はすぐに見つかりますし、納品時に間違うことはありません。
案件スケジュール管理表と連動
もう1つは「案件スケジュール管理表」を作り、表の中に原稿データを格納していく方法です。Googleスプレッドシートで作成した管理表に、提出日などを入力していき進捗状況が一目でわかるようにしています。具体的には、以下の項目を作って管理しています。
- クライアント名
- キーワード
- CVリンク
- マニュアル
- 構成格納先
- 構成納期
- 構成提出日
- 記事格納先
- 記事納期
- 記事提出日
構成や記事の「格納先」を作り、Googleドキュメントで作成した原稿のURLを入れて管理します。こうしておくと、進捗状況を視覚化できてすぐに作業できるからとっても便利！
私は、案件を受注したらまず「案件スケジュール管理表」に必要事項を入力しています。作業の見通しが立つほか、優先順位がわかるので納期に遅れるリスクも回避できます。また、自分の生産性を把握できるのもいいですよ。
請求書のデータ管理はアプリが便利
記事の原稿以外にも、きちんと管理しなければならないデータが請求書です。請求書の管理はアプリを使うのがおすすめ。なぜなら、あて先や請求内容、請求金額などの必要な情報を、毎月手動で管理するのは非常に面倒だからです。
請求書アプリを使えば、それらの情報が自動で記録、集計されるのでとっても便利です。また、インボイス制度に則った請求書も簡単に作成できるほか、税務処理の際の資料作りも楽になります。
有料・無料を含めたさまざまな選択肢がありますので、自分に合ったものを選んでください。
バックアップは忘れずに！
ファイルの管理と同じくらい、バックアップの重要性も忘れてはいけません！いくら丁寧に原稿データを整理していても、ハードディスクの障害や盗難などに遭ってしまうと一瞬にしてすべてのデータを失ってしまう可能性もあるのです。
以前パソコンを修理に出したとき、2、3日で戻るだろうと思っていたら、なんと修理に1週間以上かかりました。1週間もパソコンが使えないのは、ライターにとっては危機的状況です。納期が迫っていた案件もあったので、すごく焦った記憶がよみがえります。
幸いデータのバックアップはしてあったので、息子のパソコンを借りて執筆できました。バックアップせず、すべてのデータが消えてなくなることを想像すると本当に恐ろしい…。
そのような事態を避けるためにも、バックアップは忘れずに！バックアップ先としては、外付けハードディスクやクラウドストレージサービスを利用するのがいいと思います。
例えば、Dropboxのようなクラウドサービスでは、パソコンのフォルダと同期させることができます。同期されたデータは自動でクラウド上にアップロードされるので、別の場所からもアクセスが可能です。万が一、パソコンが故障してもこれなら安心ですね。
最後に
ライターにとって、原稿データの適切な管理は必須スキルです。フォルダ分けやスケジュールを一目でわかるように管理しておけば、執筆作業がスムーズになりミスやトラブルを防げます。
案件の進捗状況が一目でわかり、格納先に原稿データのURLを入れた「案件スケジュール管理表」は、一度作っておくと便利です。自分なりに工夫を重ねて、オリジナルの管理表を作ってみてはどうでしょうか？
この記事を書いたライター
わたなべ
Webライター＆ディレクター。オンライン学習塾のコラムや起業家さまのブログ執筆を中心に活動中。子育てに思い悩む日々を過ごしながらも「自分の人生は自分のもの」と気づきライターの道へ。コーヒーとチョコレートと自分の時間をこよなく愛する...