ライターがスプレッドシートで納期管理するメリット
私が納期を管理する際には、以下のようなメリットがあるので、スプレッドシートを利用しています。
- 進捗状況が一目でわかる
- 報酬・外注費用の管理がしやすい
- 必要な項目の追加を自由にできる
- 外出先で確認できる
納期の管理方法はいくつかありますが、ここではスプレッドシートならではのメリットを解説します。
進捗状況が一目でわかる
スプレッドシートは一目で現在の状況が把握しやすく、計画を立てやすいのがメリットです。
私の場合、クライアントから依頼の連絡をいただいた時点で、スプレッドシートに以下を入力します。
- 納期
- 依頼日
- クライアント名
- 記事キーワード
- 文字数
- 報酬
優先して着手する記事は黄色に塗りつぶし、納品した記事はグレーなどの暗い色に塗りつぶすことで、さらに視覚化しやすくしています。
「うっかり忘れていた！」なんてことを避けられるので、クライアントから依頼をいただいたらすぐに入力しましょう。また、依頼を受けられるかどうか判断する際も、一目で抱えている案件の数が把握でき、納期や記事数の交渉がしやすくなります。
報酬・費用の管理がしやすい
スプレッドシートで納期管理すると、納期だけでなく報酬や費用の管理もしやすくなります。
スプレッドシート内に報酬の欄を追加することで、記事ごとの報酬を把握できます。さらに、記事ごとの報酬をすべて足し算する計算式を入れると、ひと月の合計の報酬が一目瞭然。
現在依頼してもらっている記事の合計報酬と、ひと月の目標金額との差額がわかるので、営業する必要があるか否かを判断することが可能です。
また、他のライターさんへ外注している場合には、外注費用の合計額の欄を設けると良いでしょう。合計報酬金額から外注費用を差し引くことで、ひと月の手取りの報酬をチェックできます。
スプレッドシートを利用することで、納期だけでなく、その月の報酬や費用の管理がしやすいのでおすすめです。
必要な項目の追加を自由にできる
スプレッドシートは時給や記事の順位など、ライターとして活動を続けていく中で意識しておきたい項目を好みで追加可能です。
文字単価が高いほど報酬が高くなると思われがちですが、時給換算すると文字単価が低い案件の方が、時給が高いことがあります。そのため、報酬や文字単価も重要ですが、時給も意識するのがおすすめです。報酬を作業時間で割ることで時給を算出できるので、ぜひ着目してみてください。
また、SEOライターの方は、記事の順位をチェックすることが多いでしょう。スプレッドシート内のキーワードをコピー＆ペーストして検索できるので、スプレッドシートで記事を管理しておくことで、順位のチェックがしやすくなります。
このように、スプレッドシートは必要に応じて項目を追加していくことができ、あなたオリジナルのシートを作ることが可能です。
外出先で確認できる
スプレッドシートにはアプリがあり、スマートフォンでもチェックできるので、外出先やベッドの中で納期や進行状況のチェックをしたり、翌日の計画を立てられたりします。
また、外出先でクライアントから記事の依頼を受けた場合にも、スプレッドシートへスマートフォンで簡単に入力可能です。
納期管理にはさまざまな方法がありますが、連絡をもらってすぐに入力するのが大切なので、外出先でも確認や入力できる方法がおすすめです。
納期管理するためのコツ
私の場合、納期管理は主にスプレッドシートを利用していますが、併用して以下も使用しています。
- カレンダー
- X（旧Twitter）
スプレッドシートは、ひと月の納期を管理する方法なので、カレンダーやXを使用することでより細かい計画が立てやすくなります。
数日ごとの計画：カレンダー
ライターは納期から逆算してスケジュールを立てる必要がありますが、数日ごとの計画を立てるには、カレンダーが使いやすいと私は考えています。
先ほどお伝えしたとおり、スプレッドシートでは優先順位が高い記事を黄色で塗りつぶすことで、可視化が可能です。しかし、優先しなければならない案件の中でも、どのような順番でどのタスクをこなせば良いのか、整理したいケースがあるでしょう。
構成作成や本文執筆・画像選定・WordPress入稿など、ライターにはさまざまな作業がありますが、私の場合、細かい作業内容はスプレッドシートに記載していません。
そのため、数日ごとの作業の計画を立てるときには、カレンダーを利用して、以下のようにその日の作業内容を記載しています。
- 7/1：A社「保険 おすすめ」構成作成
- 7/2：A社「保険 おすすめ」本文執筆・チェック後納品
もちろん、スプレッドシート内にタスクの欄を追加して作業ごとに記載できるので、スプレッドシート1枚でも完全に管理できます。
スプレッドシートは自由にカスタマイズできるので、あなたにとって使いやすい方法で管理するのがおすすめです。
今日やることを宣言：X
X（旧Twitter）で、今日行う作業内容を宣言としてポストしています。その日の作業内容を整理するだけでなく、他の方の目に入るところで宣言しているので、集中して作業できるのがメリットです。
ポストすることで、他のライターさんと「いいね」やコメントで応援し合えるので、モチベーションアップにもつながります。Xは他のライターさんとつながれる機会にもなるので、スケジュール管理以外にも活用することをおすすめします。
あなたにぴったりの納期管理方法を探そう
この記事では、スプレッドシートを利用した納期の管理方法を紹介しました。
スプレッドシートは、現在依頼いただいている案件の把握がしやすく、必要な項目を自由に追加できるのがメリットです。また、スマートフォンでも見られるので、外出先でも確認できます。
ただし、あなたのキャパを超えてしまう量の案件を受注しないように注意しましょう。納期管理の方法を極めても、納期までに納品ができなかったり、生活を圧迫してしまったりすると、クライアントから信用を失うほか、体調を崩してしまうかもしれません。
無理のないスケジュールで計画的にライターとして活動できるようにしましょう。
納期の管理方法は、ライターによってそれぞれです。ここで紹介したスプレッドシート以外にも、スケジュール帳やスケジュールアプリなどを利用する方法もあるので、あなたにぴったりの納期管理方法を探してください。
この記事を書いたライター
高山さとみ
「わかりやすく伝える」がモットーの幼稚園児を育てる専業ライター。ジャンル問わず楽しみながらライター活動しています。なかでも、金融営業・営業事務の経験から得意ジャンルは金融・不動産。FP2級・料理とパンのライセンス資格を持っています。